CHARGÉ·E DE COOPÉRATION INTERNATIONALE

Dans le cadre du départ temporaire d'un agent en congé maternité, le Service des Relations internationales recrute un·e renfort temporaire, gestionnaire de catégorie B pour une durée de 9 mois. Au sein d'une équipe en charge du développement et de la gestion des activités internationales de l'établissement, le/la titulaire du poste assure principalement le suivi administratif et opérationnel des partenariats internationaux ainsi que l'organisation et la coordination des événements et des actions de promotion du service. Il/elle apporte également un appui ponctuel aux autres activités du service, notamment à la gestion de la mobilité entrante et sortante.

Le poste a ainsi vocation à contribuer à la continuité et à la qualité du service rendu aux étudiants, aux personnels et aux partenaires internationaux pendant la période de remplacement.

NATURE DU POSTE

Emploi d’agent contractuel de catégorie B — emploi type J4C442, technicien ou technicienne en gestion administrative, BAP J « Gestion et pilotage » (REFERENS III). Poste administratif en contrat à durée déterminée de 9 mois, en renfort temporaire pour remplacement d’un congé maternité.

SERVICE, STRUCTURE DE RATTACHEMENT

● Service des Relations Internationales, sous l’autorité de la responsable de service et de la responsable du service par intérim.

MISSION DU SERVICE

● Mise en œuvre de la stratégie internationale de l’établissement.

● Signature et renouvellement d’accords bilatéraux Erasmus+ et hors Erasmus+.

● Gestion administrative et financière de la mobilité sortante obligatoire de 3ème année, 4A, 5A et DNM.

● Accueil, gestion et suivi des étudiants internationaux inscrits au Diplôme d’Université anglophone et au DU francophone.

NATURE ET ÉTENDUE DES ACTIVITÉS

SUIVI DES PARTENARIATS INTERNATIONAUX

Le/la gestionnaire assure le suivi administratif et opérationnel des partenariats internationaux, en lien avec la direction des Relations Internationales de l’établissement et les établissements partenaires.

● Suivi des conventions et accords de coopération internationale, de leur mise en place à leur renouvellement ;

● Suivi des échéances des conventions et accords et alerte les interlocuteurs concernés ;

● Préparation et développement des accords de partenariat ;

● Préparation des réunions et rendez-vous institutionnels liés aux partenariats ;

● Mise à jour des bases de données et outils de suivi des partenariats et veille à la fiabilité des informations (Move On, EWP) ;

● Suivi des échanges administratifs courants avec les partenaires internationaux et contribution au suivi des relations partenariales ;

● Contribution à la valorisation des partenariats internationaux auprès des publics de l’établissement.

ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS INTERNATIONAUX ET ACTIONS DE PROMOTION

Le/la gestionnaire participe à la préparation et assure la coordination opérationnelle des événements organisés par le Service des Relations internationales, en lien avec la cheffe de service par intérim et les gestionnaires concernés.

ÉVÉNEMENTS CONCERNÉS

● Accueils et visites de délégations étrangères ;

● Réunions avec des établissements partenaires ;

● Journées d'information sur la mobilité internationale et sessions de préparation au départ ;

● Événements d'accueil des étudiants internationaux et cérémonie de fin de formation ;

● Événements de valorisation de la mobilité et des partenariats ;

● Réunions institutionnelles et rencontres internationales ;

● Cérémonies et événements ponctuels organisés par le service ;

● Journée Portes Ouvertes de l’établissement.

DANS CE CADRE, IL/ELLE :

● Participe à la programmation et à la planification des événements ;

● Organise les aspects logistiques et matériels ;

● Assure la coordination avec les différents services de l'établissement ;

● Prépare les invitations, programmes, listes de participants et documents nécessaires ;

● Assure les relations avec les différents intervenants et prestataires ;

● Organise l'accueil et l'orientation des participants et délégations ;

● Contribue à la préparation des supports d'information et de communication ;

● Assure le suivi opérationnel le jour des événements en lien avec le gestionnaire concerné ;

● Contribue à la réalisation des bilans et assure l'archivage des documents liés aux événements ;

● Participe à la préparation et à l'organisation des visites de délégations, réunions et rencontres avec les partenaires.

ACTIVITÉS TRANSVERSALES

En fonction des besoins et du calendrier d'activité du service, le/la gestionnaire apporte un soutien aux agents chargés du service et contribue au fonctionnement collectif du Service des Relations internationales.

● Participe aux réunions et activités collectives du service ;

● Contribue à la continuité de service pendant la période de remplacement ;

● Apporte un soutien ponctuel aux autres membres de l'équipe en fonction des priorités, notamment lors des périodes de rentrée et de forte activité ;

● Participe à la mise à jour des procédures, guides et documents du service (guide de mobilité entrante et sortante) et du site internet ;

● Aide au paramétrage et à la mise à jour du logiciel Move On (configuration des kits Erasmus, données de contact, informations sur les partenariats, appui au paramétrage des formulaires...) ;

● Contribue à la fiabilisation des données et des outils de suivi ;

● Participe à la production de statistiques et de bilans d'activité ;

● Contribue à l'accueil, l'information et l'orientation des étudiants, personnels et partenaires ;

● Assure le classement et l'archivage des documents relevant de son périmètre.