Sciences Po Toulouse, établissement public d'enseignement supérieur membre de l’établissement public expérimental Université Toulouse Capitole, membre de la Conférence des Grandes Ecoles, appartenant au réseau des 7 IEP de région, offre chaque année à plus de 1700 étudiants et stagiaires en formation initiale et continue une formation de qualité en sciences sociales à travers un enseignement riche et pluridisciplinaire.
Le ou la gestionnaire assure des traitements relevant des activités du Service ressources qui couvre les phases d’admission jusqu’au inscriptions administrative. Les admissions en 1ère année et 4ème année sont réalisées via des concours : concours en 1ère année de Sciences politiques dans le cadre du Réseau Sc po et en 4ème année pour Sciences Po Toulouse qui ont lieu d’avril à juin pour environ 2 400 candidats au total. Les inscriptions se décomposent en phase de préinscription et phase d’inscription administrative pour 1700 étudiants environ.
Conditions d’exercice
L’activité peut entrainer des contraintes horaires à certaines périodes, donnant lieu à récupération.
Nature des activités
En lien avec la présidence du jury et la responsable de centre :
Prendre connaissance du calendrier,
Fixer des rétro-plannings,
Procéder à la préparation des campagnes, aux recrutements de surveillants et correcteurs, diffuser l’information et les documents,
Paramétrer les applications dédiées,
Renseigner les usagers (mail, salons…) et alimenter le site internet, les affichages
Mettre en œuvre le déroulement des concours (organisation d’écrit pour le concours commun 1A, d’admissibilité sur dossier et d’oral pour les 1A double diplôme et 4A)
Assurer le traitement des copies et des notes, convocations
Traiter les résultats dans les application ou par mail
Mettre en forme les PV et publier les résultats
Appliquer les process de réponse au recours
Saisir les heures de jury
En lien avec les responsables de la chaîne d’inscription et des préinscriptions :
Participer au bon déroulement des pré-inscriptions ou inscriptions au plan administratif (vérifications, saisies, mails et rappels etc…)
Formations et expériences professionnelles souhaitables :
Niveau requis : Bac +2
Une première expérience dans le domaine constitue un avantage
Savoirs sur l’environnement professionnel
· Avoir des connaissances sur l’organisation et le fonctionnement de l’Enseignement Supérieur en général
· Connaître l’offre de formation de l’école
· Connaître les modalités de fonctionnement et de gestion du service public
· Connaître la réglementation relative à la gestion administrative et de scolarité applicable aux étudiant.e.s
Compétences « métier »
· Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, outils RENATER...)
· Connaître des logiciels métier :
· Savoir traduire et appliquer dans le cadre de ses fonctions les normes réglementaires ou celles définies pour le fonctionnement du service
Savoirs – être
· Respecter et appliquer les règles en vigueur dans un service public
· Faire preuve de loyauté et d’engagement
· Avoir le sens du travail en équipe, proposer des idées
· Faire preuve de rigueur, d’organisation et d’autonomie dans la gestion de son champ de compétences
· Faire preuve de réactivité et de disponibilité, notamment en période de haute activité (examens, préparation de rentrée et rentrée)
· Communiquer de manière courtoise et adaptée envers les différents interlocuteurs
· Savoir garder une maîtrise de soi, être à l’écoute
. Savoir rendre compte à son supérieur